A reunião está marcada. A convocação foi enviada. A pauta está pronta.
Mas, quando chega o horário, poucos municípios aparecem.
Quem participa da gestão de uma Instância de Governança Regional provavelmente já viveu alguma situação semelhante. E a primeira reação costuma ser questionar o comprometimento dos ausentes.
Só que existe outra pergunta que considero igualmente importante: o que está fazendo essas pessoas quererem participar das reuniões?
A ausência pode ter muitas explicações. Algumas estão relacionadas às dificuldades da gestão pública. Outras podem estar dentro da própria organização da IGR.
Entender essa diferença é fundamental para melhorar a participação.
Por que os gestores municipais faltam às reuniões?
Durante minha experiência na gestão pública, aprendi que nem sempre o profissional responsável pelo turismo consegue definir suas prioridades sozinho.
Um diretor pode ter uma reunião regional agendada e, no mesmo dia, receber outra demanda do secretário ou do prefeito.
Pode precisar resolver questões de um evento, acompanhar uma atividade administrativa ou atender a uma urgência do município.
Isso não significa que a participação regional seja menos importante. Significa que existem diferentes níveis de decisão dentro de uma prefeitura.
Em municípios pequenos, a situação pode ser ainda mais complexa. Muitas vezes, uma mesma pessoa acumula diversas responsabilidades.
Por isso, antes de interpretar toda ausência como desinteresse, precisamos conhecer a realidade de quem deveria estar presente.
A pauta da reunião também influencia a participação
Agora vamos olhar para o outro lado.
Se uma IGR realiza reuniões que servem basicamente para marcar novos encontros, apresentar informes pouco relevantes ou repetir problemas sem encaminhamento, por que os participantes priorizariam esse compromisso?
Uma reunião precisa produzir algum valor.
Esse valor pode estar em uma decisão coletiva, na apresentação de uma oportunidade, na resolução de uma dificuldade compartilhada ou no acompanhamento de um projeto regional.
Não estou dizendo que toda reunião precisa apresentar uma grande novidade.
Mas as pessoas precisam compreender por que vale a pena dedicar tempo àquele espaço.
O Programa de Regionalização do Turismo parte da lógica do planejamento compartilhado. Se as reuniões não ajudam a construir esse planejamento, alguma coisa precisa ser revista.
Como tornar as reuniões da IGR mais produtivas?
O primeiro passo é organizar pautas conectadas às prioridades da região.
Em vez de reunir os municípios apenas para compartilhar informações, a IGR pode estruturar encontros voltados a decisões e encaminhamentos.
Uma pauta sobre participação em feiras, por exemplo, pode apresentar oportunidades disponíveis, critérios de adesão, responsabilidades e próximos passos.
Uma discussão sobre produtos turísticos regionais pode identificar dificuldades comuns e definir quais ações precisam ser desenvolvidas coletivamente.
Também considero importante registrar decisões com clareza.
Ao final da reunião, os participantes deveriam saber o que foi definido, quem ficou responsável por cada encaminhamento e quando o assunto será retomado.
Sem acompanhamento, até uma boa reunião corre o risco de não produzir resultados.
Existe uma frequência mínima de participação?
Essa é uma dúvida recorrente.
As regras de convocação, presença e consequências das ausências precisam ser examinadas nos documentos institucionais aplicáveis, especialmente no estatuto e no regimento interno da IGR.
Não devemos presumir que todas as instâncias possuem o mesmo número mínimo de reuniões ou os mesmos critérios de participação.
Também é necessário distinguir o vínculo formal de um município à região turística de sua participação efetiva nas atividades da governança.
O Ministério do Turismo estabelece regras para o Programa de Regionalização e o Mapa do Turismo Brasileiro. A organização cotidiana das reuniões precisa observar essas normas e as regras internas da entidade.
Os documentos orientadores do Ministério do Turismo ajudam a compreender a estrutura de funcionamento das instâncias.
O COMTUR sabe o que acontece na IGR?
Durante a live, surgiu um ponto que merece atenção especial.
Muitas vezes, as decisões tomadas na IGR não chegam às reuniões dos Conselhos Municipais de Turismo.
O representante participa da discussão regional, mas as informações não circulam dentro do município.
Isso enfraquece a articulação.
O COMTUR precisa conhecer os projetos e as oportunidades regionais que podem afetar o município. Da mesma forma, a IGR precisa compreender as necessidades e prioridades discutidas pelos conselhos municipais.
Essa conexão não acontece automaticamente.
Ela depende de pessoas, processos e compromisso com o compartilhamento de informações.
Para compreender melhor as atribuições de cada organização, recomendo a leitura do artigo da Acordum sobre o papel do COMTUR, da secretaria de turismo e da IGR.
Como recuperar o interesse dos municípios?
Minha sugestão é começar com uma avaliação da própria governança.
Converse com os representantes que participam pouco. Procure compreender suas dificuldades. Analise as pautas anteriores e observe quantos encaminhamentos realmente avançaram.
Depois, reorganize as reuniões em torno de prioridades que façam sentido para os municípios.
A participação tende a ganhar significado quando as pessoas percebem que sua presença contribui para decisões e resultados.
Uma IGR não se fortalece apenas porque consegue reunir pessoas. Ela se fortalece quando essas pessoas encontram razões para continuar trabalhando juntas.
Sua IGR precisa melhorar a participação e a efetividade das reuniões?
A Acordum Gestão de Turismo atua no aprimoramento de governanças territoriais, incluindo organização de reuniões, fluxos de informação e planejamento de ações coletivas.
Conheça nossa assessoria e converse sobre os desafios da sua região.